Pierwszym krokiem w projektowaniu bazy danych jest określenie celu, któremu ma służyć baza i sposobu jej używania. Trzeba wiedzieć, jakich informacji ma dostarczyć baza danych. Na tej podstawie można określić, jakie zagadnienia będą analizowane w bazie danych (tabele) i jakie informacje mają określać każde zagadnienie (pola w tabelach).
Należy porozmawiać z przyszłymi użytkownikami bazy danych. Zorganizować burzę mózgów dotyczącą pytań, na które baza danych miałaby odpowiadać. Naszkicować wzory raportów, które powinna wytwarzać. Zgromadzić formularze do wpisywania danych, które są używane obecnie. Zapoznać się z działaniem dobrze zaprojektowanych baz danych, podobnych do tej, która ma być utworzona.
Powrót do początku
Określenie tabel może być najtrudniejszym etapem procesu projektowania bazy danych. Powodem tego jest fakt, że wyniki, których ma dostarczyć baza danych — raporty gotowe do wydrukowania, formularze przeznaczone do wykorzystania, pytania, na które trzeba odpowiedzieć — nie zawsze zawierają bezpośrednie wskazówki o strukturze tworzących je tabel.
Tabele nie muszą być projektowane za pomocą programu Microsoft Access. W istocie, lepiej jest najpierw wykonać szkic i przemyśleć projekt korzystając z kartki papieru. Projektując tabele należy podzielić posiadane informacje pamiętając o przedstawionych poniżej podstawowych zasadach projektowania:
Jeżeli informacje są przechowywane tylko w jednej tabeli, można je zaktualizować zmieniając dane tylko w jednym miejscu. Tak jest łatwiej, a ponadto unika się wystąpienia niezgodności danych zapisanych w różnych miejscach. Na przykład, dobrze jest zapisać numer telefonu i adres klienta tylko raz, w jednej tabeli.
Jeżeli tabela zawiera dane na temat jednego zagadnienia można przetwarzać je niezależnie od danych dotyczących innych zagadnień. Na przykład, adresy klientów będą przechowywane w innej tabeli niż zamówienia. W ten sposób można usunąć jakieś zamówienie, zachowując dane o kliencie.
Powrót do początku
Każda tabela zawiera informacje na temat jednego zagadnienia, a każde pole w tabeli zawiera jedną daną dotyczącą tego zagadnienia, któremu poświęcona jest tabela. Na przykład, tabela poświęcona klientom może zawierać pola z nazwą firmy, adresem, miastem, krajem i numerem telefonu. Zabierając się do projektowania pól w tabelach dobrze jest pamiętać o następujących wskazówkach:
Powrót do początku
Aby program Microsoft Access mógł powiązać informacje przechowywane w różnych tabelach — na przykład, aby powiązać klienta ze wszystkimi jego zamówieniami — każda tabela w bazie danych musi zawierać pole lub zbiór pól, które jednoznacznie określają każdy rekord. Takie pole lub zbiór pól nazywany jest kluczem podstawowym.
Powrót do początku
Po podzieleniu danych na tabele i zdefiniowaniu pól kluczy podstawowych trzeba wprowadzić do programu Microsoft Access informacje na temat sposobu poprawnego łączenia powiązanych danych w logiczną całość. W tym celu definiuje się relacje między tabelami w bazie danych Microsoft Access.
Być może warto sprawdzić, jak utworzono te relacje w dobrze zaprojektowanej bazie danych. Na przykład otwórz przykładową bazę danych Northwind i kliknij polecenie Relacje w menu Narzędzia, aby zobaczyć relacje między jej tabelami.
Powrót do początku
Po zaprojektowaniu tabel, pól i łączących ich relacji przychodzi czas na sprawdzenie projektu i wykrycie ewentualnych usterek. Łatwiej poprawić bazę danych teraz niż po wypełnieniu tabel danymi.
Wykorzystaj program Microsoft Access do utworzenia tabel, określ łączące je relacje i wprowadź do tabel dostatecznie dużo przykładowych danych, aby można było sprawdzić projekt. Aby przetestować relacje w bazie danych, sprawdź, czy można utworzyć kwerendy w celu uzyskania odpowiedzi na stawiane pytania. Utwórz w zarysie formularze i raporty i sprawdź, czy przedstawiają te dane, których oczekujesz. Poszukaj niepotrzebnych powtórzeń danych i usuń je. Jeśli napotkasz problemy, popraw projekt.
Powrót do początku
Kiedy okaże się, że struktura tabel spełnia opisane powyżej zasady, można wprowadzić wszystkie dane do tabel i utworzyć dowolne kwerendy, formularze, raporty, strony dostępu do danych, makra i moduły.
Powrót do początku
Program Microsoft Access jest wyposażony w dwa narzędzia, które pomagają udoskonalić projekt bazy danych Microsoft Access. Kreator analizy tabel potrafi sprawdzić projekt przeglądając jednorazowo jedną tabelę, zaproponować nową strukturę tabeli i - jeśli to jest potrzebne - podzielić tabelę na kilka tabel połączonych relacjami.
Analizator wydajności potrafi przeprowadzić analizę całej bazy danych, sformułować zalecenia i propozycje dotyczące wprowadzenia ulepszeń. Analizator wydajności może też wprowadzić te zalecenia i propozycje.
Więcej informacji znajdziesz na stronach pomocy MSAccess
Powrót do początku