Moduł gromadzenia zbiorów zwartych przeznaczony jest dla sieci bibliotek rejestrującej zakupy w sposób scentralizowany. Biblioteka centralna utrzymuje w formacie MARC-21 :dwa katalogi: rejestr zamówień i katalog nabytków. Do rejestru zamówień wprowadzane są zapowiedzi wydawnicze (tzw. „przejrzeniówki” - przykładowo w Warszawie powstają one w Bibliotece Publicznej Miasta Stołecznego etc. i są dostarczane do bibliotek w formie plików ISO 2709) oraz wszystkie rekordy bibliograficzne reprezentujące wpływające (np. zakupione) pozycje. W rejestrze zamówień nie ma danych zasobowych a jedynie podstawowe (być może uproszczone) dane bibliograficzne.

Gromadzenie - odsłona pierwsza

Placówki składają zamówienia (dezyderaty) na wskazane pozycje rejestru zamówień. Zamówienie może dotyczyć dowolnej pozycji rejestru (niekoniecznie ostatniej przejrzeniówki). Wykorzystywany jest tutaj specjalny program użytkowy umożliwiający dokonywanie korekt i kontrolę stanu zamówienia.

Okresowo (np. co dwa tygodnie) zamówienia zostają „zamrożone” przez pracownika biblioteki centralnej. Realizuje to specjalna operacja „zamknięcia zamówień” programu użytkowego przeznaczonego do pracy w bibliotece centralnej. Zamknięte zamówienia otrzymują wspólny numer, poprzez który można np. wydrukować zamknięte zamówienie lub sprawdzać stan realizacji. Wydruk jest podstawą przygotowania zakupu. W rejestrze zamówień tworzone są rekordy reprezentujące dokumenty wpływu. Dokument wpływu reprezentuje najczęściej dokument zakupu (fakturę), ale może obejmować dowolną listę pozycji, które mają zostać wprowadzone do inwentarza ze wspólnym numerem wpływu.

Gromadzenie - odsłona druga

Pozycje dokumentu, które początkowo nie są jeszcze przydzielone do inwentarzy tworzą specjalny indeks “pozycje do rozdysponowania”. Korzystając z tego indeksu dokonuje się przydziału (rozdysponowania) kolejnych pozycji. Przydział polega na wypełnieniu formularza określającego liczby egzemplarzy dla poszczególnych placówek. Początkowe wypełnienie formularza odpowiada zamówieniom złożonym przez placówki, ale można je korygować. Rozdysponowane pozycje zostają umieszczone w katalogu nabytków. Opisy bibliograficzne w przypadku rekordów nowych są eksportowane z rejestru zamówień, natomiast w przypadku rekordu istniejącego (kluczem jest numer systemowy) opis bibliograficzny nie jest modyfikowany. W obu przypadkach system generuje automatycznie pola zasobu (949), nadając numery inwentarzowe wg zasady pierwszy wolny w inwentarzu Katalog nabytków staje się katalogiem centralnym zbiorów biblioteki i jest dalej wykorzystywany przez pracówki “on-line” do zautomatyzowania pracy np. wypożyczalni. W ramach modułu możliwe jest uzyskanie wielu zestawień o charakterze tabelarycznym np. wydruk ksiąg inwentarzowych, wydruk dowodu wpływu i in.

Moduł obsługi WWW umożliwia zbudowanie serwisu informacyjnego dotyczącego dowolnego katalogu. Serwis umożliwia wyszukiwanie danych w katalogu, uzyskiwanie zestawień bibliograficznych, pobieranie danych (np. do pliku ISO2709). Oprogramowanie napisane jest w php, tak więc administrator może je łatwo podłączyć do innych serwisów biblioteki.

Przykładowy wygląd klienta WWW

Moduł retrokonwersji zawiera dwa programy umożliwiający zdalne, on-line pobieranie danych: pierwszy korzysta z protokołu SOWA-TCP i umożliwia przejmowanie danych z katalogów obsługiwanych serwerem SOWA-2, drugi – z katalogów udostępnionych poprzez Z39.50. W obu programach użytkownik ma na ekranie obraz dwóch katalogów (źródłowy i docelowy). Program korzystający z protokołu SOWA-TCP umożliwia przeglądanie katalogów wg wybranego indeksu, pobranie rekordu z katalogu źródłowego, wprowadzenie ewentualnych modyfikacji (np. pola zasobu) i zapisanie rekordu w katalogu docelowym. W drugim z programów interfejs użytkownika jest podobny, z tym że w katalogu źródłowym nie wyszukuje się poprzez indeksy a poprzez język zapytań Z39.50.